Práce s rozpočtem v Agendě

Obecně marketingový rozpočet eviduje veškeré aktivity a výdaje související s marketingovou činností firmy, pobočky, regionu, divize nebo oddělení. Částka, z níž může správce rozpočtu v každém roce čerpat, odpovídá určitému procentu z plánovaného obratu pro daný rok a stanovuje a přiděluje ji marketingový ředitel dané firmy.

Marketingový rozpočet není možné v daném roce přečerpat! V případě, že dojde k přečerpání, je tato částka odečtena z následujícího roku.

Přidělený marketingový rozpočet si může firma rozdělit do částí. Některé si může firma, pobočka, region, divize nebo oddělení spravovat samo a část je alokována do hodin práce lidí v marketingovém oddělení DEK a.s., kteří jsou zadavateli/schvalovateli plně k dispozici.

Každý správce rozpočtu = schvalovatel má stanovený v marketingu svůj hodinový roční rozpočet, ve kterém si plánuje práce a projekty na celý rok. Zadává je prostřednictvím zakázek. Marketing po dokončení zakázky fakturuje, a to se promítá k 10. v měsíci do rozpočtu správce rozpočtu – více v kapitole Jak fakturujeme? Rozpracované zakázky se v průběhu roku v rozpočtu zobrazují každý měsíc v průběžné fakturaci.

Account manager případně koordinátor zakázky z marketingu se zadavatelem/schvalovatelem prochází v nastavených intervalech na jeho žádost vyčerpané, rezervované a zbývající hodiny v marketingovém rozpočtu a aktivní zakázky.

Rozpočty si správce rozpočtu = schvalovatel hlídá v Agendě vpravo nahoře: Dotazy/Marketingový rozpočet.

Marketingový rozpočet tvoří 3–4 fondy

1. Reklamní předměty

• patří sem reklamní předměty (běžné i sezónní) objednané pouze přes Interní objednávky z Agendy: Interní objednávky/Zboží k objednání/Reklamní předměty - MKT na CS nebo Reklamní předměty/...

• návod, jak objednat, najdete případně zde

2. Marketingové hodiny

• roční počet alokovaných hodin pro práci v marketingu najdete v marketingovém rozpočtu

• fakturovaný bude předpokládaný a schválený počet hodin se schvalovatelem hodinovou sazbou – viz kapitola Jak fakturujeme?

3. Volné finance

• spadá sem vybavení prodejny marketingovými předměty přes Interní objednávky z Agendy: Interní objednávky/Zboží k objednání/Vybavení prodejny MKT na CS/...

• náklady za akce pro zákazníky, pobočková inzerce, venkovní reklama, inzerce v tisku, navigační systémy aj.

• subdodávky = externí faktury za výroby, tiskárny, realizační firmy apod. ze zakázek marketingového oddělení

4. a) Věrnostní program Stavebnin DEK (Štědrá dovolená/Štědrá sezóna)

4. b) Věrnostní program ARGOS ELEKTRO (plus jaro/podzim)

4. c) Divizní akce (zobrazuje se pouze divizím)

• padají sem náklady za produkty za věrnost z věrnostním programu a náklady za odměny z ostatních divizních akcích. Tento fond nemá žádný plán a jeho bilance na konci roku musí být nulová. Čili vzniklé náklady musí být vyfakturovány příslušnému dodavateli (faktura/dobropis) nebo do marže PM.

Je možné překročit fond Reklamní předměty, pokud si ho navýšíte z fondu Volné finance. Mezi ostatními fondy není možné převádět a nelze je překročit!
Finance v rozpočtu nelze meziročně převádět!

A. Návod k použití v Agendě

Agenda/Dotazy/Marketingový rozpočet

Řediteli pobočky/divize se zobrazí okno, ve kterém budou zobrazeny pouze náklady a samotný rozpočet pro jednotlivé fondy. Všechny důležité informace jsou zobrazeny v jednom okně:

V posledním řádku dole v tabulce se vždy zobrazují hodnoty celkem za všechny přidělené fondy.

Sloupce:

• Název fondu – seznam přidělených fondů

• Typ zaúčtování – informace, na jaký účet bude zaúčtováno

• Popis – podrobnější informace

• Plán – hodnota přidělená do fondu zákazníkovi k čerpání

• Rezervace – zobrazuje se v případě zadané interní objednávky na jednotlivé zboží (např. reklamní předměty, vybavení prodejny apod.); interní obj., které jsou ve stavu nový, schváleno

• Čerpáno – částka se zobrazí ve chvíli, kdy je vytvořena a zúčtována bezpoložková faktura nebo interní fakturace (mění se k 10. v měsíci)

• Čerp. % – procentuální vyjádření poměru mezi plánem a čerpáno

• Poznámka – ke každému fondu lze přiřadit poznámku, která se bude zobrazovat všem příslušným zákazníkům (v prvním řádku u fondu)

Pod každým fondem jsou zobrazeny jednotlivé účty, kterým přísluší typy zaúčtování a ze kterých pobočky čerpají. Pokud se chcete podívat do detailu účtu, nastavte se na příslušný řádek a přes modře podtržený nadpis Typ zaúčtování, se můžete propadnout na jednotlivé doklady příslušící k typu zaúčtování.

B. Jak zaúčtovat fakturu do rozpočtu?

1. krok: předně si zkontrolujte, že máte na faktuře správně hlavičku dokladu a svoje fakturační údaje. Často je špatně uvedeno DIČ a dodavatelské firmy zaměňují firmy Stavebniny DEK a.s. s DEK a.s., na to pozor!

• správné znění adresy pro příslušné firmy:

• Stavebniny DEK a.s., Tiskařská 257/10, 108 00 Praha 10, IČ: 03748600, DIČ: CZ699000797

• DEK a.s., Tiskařská 257/10, 108 00 Praha 10, IČ: 27636801, DIČ: CZ699000797

• ARGOS ELEKTRO, a.s., Tiskařská 257/10, 108 00 Praha 10, IČ: 25387952, DIČ: CZ699000797

• Stavebniny DEK s.r.o., Kamenná ul. 6, 010 01 Žilina, IČO: 43 821 103, DIČ: 2022484849, IČ DPH: SK2022484849

2. krok: pokud jsou za vás náležitosti v pořádku, dodavatel zašle fakturu e-mailem na naši účtárnu (maily níže) dle firmy ve formátu .PDF (jiné formáty (např.: .xls, .doc, .jpg nejsou akceptovány – faktura systémem neprojde a ztratí se); vy se nechte dát do kopie mailu

• 1 mail na mailovou adresu níže = 1 PDF faktura v příloze (není vhodné posílat v 1 souboru PDF více faktur na stránkách za sebou, v účtárně mohou přehlédnout)

PŘÍJEMCE MAILU:

• faktury2@stavebninydek.cz

• faktury2@dek.cz

• faktury2@argos.cz

• faktury2@stavebninydek.sk

• seznam mailů pro všechny firmy holdingu najdete na Intranetu Financí

• faktury spadající do nákladů marketingu se zasílají na faktury režijní "dvojkové"

PŘEDMĚT MAILU:

• do předmětu mailu dodavatel uvede číslo pobočky nebo střediska (v případě firem holdingu; např. P100, S070 aj.)

• do předmětu mailu dodavatel uvede číslo marketingové zakázky nebo střediska (v případě DEK a.s. MKT-011111, S030 aj.)

TĚLO MAILU:

• do těla mailu by bylo vhodné, aby dodavatel napsal:

• za jakou marketingovou aktivitu je faktura, pokud není uvedeno podrobněji přímo na ní

Typy zaúčtování faktur v marketingovém rozpočtu:

C. Regionální marketingový rozpočet

Rozlišení nákladů regionu od nákladů domovské pobočky

• marketingové náklady regionálních akcí či jiných aktivit vždy padnou do rozpočtu domovské pobočky ŘR

• pro regionální marketingové náklady existuje projekt MARKETING RR

• účtujete-li doklad na pokladně, vyberete tento typ zaúčtování

• posíláte-li fakturu do účtárny na faktury2@stavebninydek.cz připíšete do mailu požadavek na přiřazení k tomuto projektu a do předmětu napíšete číslo regionu

• v přehledu marketingového rozpočtu pak uvidíte jasně oddělené náklady regionu od nákladů pobočky

D. Jednotlivé divizní části fondu Volné finance

1. MKT PODPORA PRODUKTŮ (PROJEKT (P): PODPORA PRODUKTŮ)

• tiskoviny, školení RF, soutěže OZ, výstavy a další podpora produktů

• rozdělení dle hrubé marže

• je možné navýšit příspěvkem od dodavatele dle schválení ředitele marketingu

2. DIVIZNÍ AKCE S ÚČASTÍ ZAMĚSTNANCŮ POBOČEK – PRAVIDLA

• maximální délka akce je stanovena na 3 noci, přičemž mezi pracovními dny je možná pouze 1 noc (tj. akce na 3 noci začíná ve čtvrtek odpoledne)

• maximální hodnota celkových nákladů je stanovena na 4 300 Kč vč. DPH/osoba a noc (12 900 Kč vč. DPH na pobyt celkem)

• v případě, že je akce hrazena dodavatelem v plné výši a nejde fakturačně přes nás, neplatí pravidlo maximální hodnoty celkových nákladů

• případný příspěvek od dodavatele schvaluje marketingový ředitel příslušné společnosti, případné schválené navýšení umožňuje navýšení počtu osob na dané akci, nesmí být porušeno pravidlo maximální hodnoty nákladů na osobu a pobyt

• pravidlo maximální hodnoty celkových nákladů může být překročeno pouze v případě, kdy si účastník sám doplatí rozdíl mezi konečnou sumou a maximální hodnotou celkových nákladů

  Příklad: Celková hodnota bude 15 000 Kč vč. DPH, účastník doplatí sám 2 100 Kč.

• jakmile zaměstnanec pobočky v daném roce absolvoval divizní akci v maximální délce (3 noci a 1,5 dne mimo práci), musí v případě účasti na další divizní akci čerpat dovolenou

• formát divizních akcí schvaluje marketingový ředitel

• součástí faktury bude příloha s termínem akce, stručným popisem a jmenným seznamem účastníků, v případě, že akci organizuje externí agentura, je marketingový ředitel účasten jednání

• pravidla se týkají všech akcí, kterých se účastní zaměstnanci poboček

• za danou akci a dodržování stanovených pravidel ručí ředitel divize

• pravidla vznikla pouze z důvodu zajištění rovných podmínek mezi všemi konanými akcemi

3. PORADY, ŠKOLENÍ A EXKURZE (PROJEKT (P): PORADY A ŠKOLENÍ)

• rozdělení dle počtu OZ

• cenové limity dle pravidel marketingu

• je možné navýšit příspěvkem od dodavatele – schvaluje obchodní ředitel

• schválené navýšení umožňuje navýšit počet osob na dané akci

• nesmí být porušeno pravidlo maximální hodnoty nákladů na osobu a pobyt

4. VEČEŘE S DODAVATELI A OSTATNÍ REPREZENTACE (PROJEKT (P): REPRE DODAVATELÉ)

• rozdělení dle počtu produktových manažerů a ředitelů divizí

• ŘD: 60 000 Kč/rok

• PM: 2 400 Kč/měsíc

• není možné navýšit příspěvkem od dodavatele

5. REKLAMNÍ PŘEDMĚTY

• rozdělení dle hrubé marže

• není možné navýšit příspěvkem od dodavatele

E. Navýšení rozpočtu – příklady:

1. Dodavatel chce podpořit akci, kterou pořádá pobočka/divize

• pobočka/divize vystaví dodavateli fakturu s položkou S10652 (Tržby za marketing a reklamu – marketing); částka následně automaticky navýší váš marketingový rozpočet

• Pozor! Na kartě zákazníka (v tomto případě dodavatele) musí být zvolena vaše pobočka/středisko!

  obchodní pravidlo, kterým se Agenda řídí = pobočce náleží veškeré tržby přiřazeného zákazníka

  pokud fakturu vystavíte na "cizího" zákazníka, připíše se marketingový příspěvek jiné pobočce, případně obchodnímu oddělení (středisko 025).

2. Dodavatel podpoří pobočkovou/divizní akci formou slevy na materiál

POBOČKA:

• Pobočka vystaví vnitroholdingovou fakturu sama sobě (položka H03202), po vybrání skupiny výrobků padne náklad do marže produktového manažera, je důležité, aby pobočka byla na tom domluvená předem

• v interní fakturaci by pak bylo ideální uvést doklad, ke kterému se sleva vázala (faktura, NO), případně lze do přílohy zkopírovat mail se souhlasem produktového manažera

• 10. den následujícího měsíce se pobočce navýší rozpočet

DIVIZE:

• divize vystaví vnitroholdingovou fakturu sama sobě (položka H03202, např. středisko č. 111 středisku č. 111)

• díky zadání skupiny výrobků se o zadanou částku sníží marže příslušného produktového manažera, na druhé straně se navýší marketingový rozpočet divize

• předpokládá se, že ředitel divize nebo asistentka, která fakturu vystavuje, je s produktovým manažerem domluvená

• do poznámky dokladu napište číslo faktury nebo dobropisu od dodavatele, na kterém byla sleva přiznána

• to vše se projeví v rozpočtech k 10. dni následujícího měsíce

3. Pobočce přispívá do MKT rozpočtu divize

Např. pobočka vyhraje příspěvek do MKT rozpočtu v soutěži pořádané divizí

• pobočka vystaví vnitroholdingovou fakturu (položka H03201) Stavebniny DEK / středisko č.xxx / na částku xxx Kč

• 10. den následujícího měsíce se pobočce navýší rozpočet

• položka H03201 (Přesun marketingových nákladů mezi středisky) spadá do Volných financí

4. Pobočka přefakturovává náklad jiné pobočce

Např. pobočka organizuje akci pro více poboček

• pobočka, která ponese náklady celé akce, vystaví vnitroholdingové faktury (H03201) s poměrnými částkami ostatním pobočkám, které se akce zúčastnily

• 10. den následujícího měsíce se pobočce navýší rozpočet

• položka H03201 (Přesun marketingových nákladů mezi středisky) spadá do Volných financí

F. Odepsání z rozpočtu – příklady:

1. Dárek pro zákazníka – zboží ze sortimentu prodejny

• zboží odepište ze skladu s důvodem odepsání 50 REKL PREDM, z marketingového rozpočtu se odečte nákupní cena zboží

• pokud jde o dar divize (nikoli pobočky), je třeba v doplňkovém údaji při odpisu ze skladu správně zadat středisko (např. 021 – hydroizolace).

• pozn. výnosové položky se objeví ve fondu Volné finance jako záporná položka